Por: Rocío G. Jaramillo Ruiz
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Hola amigas y amigos:




Sin finanzas sanas, no hay empresa que perdure. ¿Pero sabes en realidad cuáles son los principios que rigen una sana administración?

Todos estamos de acuerdo en que uno de los requisitos indispensables para el éxito de un negocio es, por supuesto, el correcto manejo del dinero, y eso en realidad no es simplemente llevar bien las cuentas, sino qué tipo de decisiones estas tomando con respecto al dinero de tu empresa.

Por tal motivo, las siguientes sugerencias tienen la intención de informarte sobre algunos principios que, si logras convertirlos en hábito, te podrán asegurar que el dinero estará manejado correctamente.

La buena mayordomía

Una empresa es como un árbol que se planta; requiere de tiempo y cuidados antes de poder dar frutos. Si comienzas a podar el árbol cuando aún está pequeño y en crecimiento, lo conviertes en un “bonsái” (árbol enano), o peor aún, se secará y morirá. En otras palabras, si el dueño de una empresa “extrae” recursos más allá de la capacidad de ésta, pasará una de dos cosas: se quedará enana o morirá.

Para que esto no ocurra, debes verte a sí mismo solamente como el administrador o “mayordomo” de la empresa, o sea, alguien a quien se le encargó su cuidado y que deberá entregar cuentas al verdadero dueño.

Debe existir equilibrio entre las entradas y las salidas de dinero en una empresa

En términos generales, existen solo dos formas importantes de que entre dinero a la empresa: por una aportación de capital (que puede ser de un inversionista, del apoyo de alguna institución o de un préstamo), o por ingresos derivados de las ventas. Dicho sea de paso, estos últimos son los únicos que verdaderamente la hacen rentable y saludable, pues si no hay ingresos por ventas, cualquier aportación de capital será “echar dinero bueno al malo”.

Por otra parte, las salidas de dinero se catalogan en costos, gastos de operación, inversiones, y por último, utilidades. Es primordial respetar esta jerarquía en cuanto a las salidas de dinero, si “haces uso”  de las utilidades y quedas a deber costos o gastos de operación, solo te estas haciendo engañando, pues en realidad no hay tales “utilidades”. Podemos resumirlo de la siguiente manera: no puede salir nada que no haya entrado primero.

Los problemas comienzan cuando pones más atención a las salidas que a las entradas. Es importante cuidar que no se gaste excesivamente, pero es más importante incrementar los ingresos por ventas.

La ley de la siembra y la cosecha

¿Has oído hablar de la ley de la siembra y la cosecha? Lo que siembres es lo que habrás de cosechar. Siembra escasamente y cosecharás escasamente, siembra con abundancia y cosecharás con abundancia. Como dueño o administrador debes ser ejemplo para tus empleados, proveedores y clientes. Por eso, en la medida de las posibilidades de la empresa, siembra en salarios decorosos; siembra al contratar un empleado más, si la actividad así lo demanda, en vez de “negrear” más al que ya tienes; siembra en uno o dos cursos de capacitación al año; siembra en materias primas de buena calidad y en proveedores confiables, siembra en darle un pequeño extra al cliente, siembra en contratar al menos un poco de publicidad. Siembra en asesorarte por profesionales para tomar decisiones de negocio importantes o mejorar tu negocio.

No adquieras nada que no sepas exactamente cómo lo vas a vender o utilizar

Tristemente muchas empresas, se echan a cuestas grandes gastos de operación e invierten fuertemente en mobiliario y equipo, pero que no saben todavía cómo o a través de quién van a vender sus productos. Hay quienes primero rentan una oficina “bien ubicada”, se compran un bonito escritorio y una computadora (o red de computadoras) muy potente para llevar la “administración” del negocio, contratan Internet de banda ancha y dos líneas telefónicas (porque estaban de oferta), y tienen un bonito modelo financiero del negocio proyectado a 5 años, pero aún no han tenido ingresos por ventas que signifiquen más de unos cuantos pesos. Entonces, ¿con qué piensan mantener todo eso? Recordemos que los ingresos por ventas son la única forma de que una empresa esté sana.

En un caso extremo es preferible empezar trabajando desde casa con un teléfono celular, consultando la cuenta de correo gratis en un café Internet y con una buena idea de negocios, pero enfocándose primero en conseguir clientes y cerrar ventas, que enfocarse en comprometer el capital de la empresa antes de conseguir el primer pedido. A menos que sea un negocio abierto al público, unas instalaciones bonitas ayudan, pero por sí mismas no consiguen clientes. Aunque si los ingresos por ventas así se lo permiten, entonces adelante, siembra en tu empresa.

Por favor, evita las “gangas” y ofertas si realmente el negocio no las necesita en este momento. No adquieras cosas innecesarias “sólo” porque son deducibles de impuestos y porque “tienes IVA a favor”, eso puede que ayude fiscalmente en el corto plazo, pero a la larga es una práctica muy perjudicial.

Una cosa más, evita también el socorrido “hágalo usted mismo” con tal de ahorrar. Recuerda que el objetivo de una empresa es ganar dinero vendiendo sus productos o servicios, no ahorrar en costos y gastos. En teoría, las ventas pueden crecer sin límite, pero también en teoría los gastos no pueden llegar sino hasta cero. Por eso, en vez de perder excesivo tiempo tratando de aprender a hacer algo que no sabes hacer y que NO tienes porqué saber hacer, mejor páguele un precio razonable a un experto, y dedica ese tiempo a atender los asuntos de tu negocio.

O bien vendido o bien podrido

Este es un dicho popular entre los comerciantes de frutas y vegetales, y significa que nunca debes “malbaratar” los productos o servicios de tu empresa, sólo por vender “aunque sea algo”. Si no crees en el valor de lo que ofreces, tus clientes tampoco lo harán. Recuerda que de su margen de ganancia es de donde sale para pagar los gastos de operación, para las inversiones en el negocio, y en última instancia, para las utilidades.

Nunca fiar

Una cosa es dar crédito, y otra muy diferente es fiar. Si tienes la intención de dar crédito a tus clientes, antes debes ver qué tantas posibilidades hay de que no te paguen, y además debes contar con alguien que se encargue de la cobranza, dándole “armas” para hacer su trabajo, como pagarés firmados, acuses de recibo y contratos. Si no haces todo esto, simplemente estas fiando, y fiar es lo más parecido a regalar tu producto o servicio, y a la que tendrás que dedicar tiempo y dinero para cobrar; eso nos distraerá de estar vendiendo o atendiendo el negocio. Es un grave error acabar fiando con tal de “vender”.

¡No lo hagas! Porque, no has vendido en realidad tu producto o servicio si no has podido cobrar por él.

Tenga siempre una reserva de efectivo

Este es probablemente el principio que requiere de menos explicación: simplemente, los imprevistos ocurren. Aunque esto varía dependiendo del giro y tamaño de la empresa, en general se recomienda que se procure tener COMO MÍNIMO el equivalente a 3 meses de gastos de operación como reserva de efectivo. Y por favor, no los guardes “debajo del colchón”, pregunta a tu banco por algún instrumento de inversión acorde a tus necesidades.

Uno de los beneficios más importantes de aplicar estos principios es que están enfocados a proteger el capital de trabajo del negocio, el cual es como “el aceite” que permite al motor de tu empresa funcionar bien y generar ingresos por ventas.

En conclusión, no es tan complicado tomar buenas decisiones sobre el manejo del dinero, siempre y cuando se basen en buenas prácticas de negocios. Ahora, te invito a que, con una visión de negocios a largo plazo, medites sobre los principios, y los tengas en cuenta la próxima vez que debas tomar decisiones de dinero en tu empresa.

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