¿Qué podemos decir de todas esas mujeres que dejan su vida en un escritorio, esas mujeres que son tan importantes y que sin ellas no existirían las oficinas?

Este miércoles 20 se rinde homenaje a todas las secretarias mochitenses que con su eficiencia, prudencia, discreción y trato amable son un valioso apoyo para sus jefes en la solución de dificultades y toma de decisiones.

¿Que es una secretaria? La secretaria es la responsable de tantas cosas de las oficinas de los jefes, de poder atender a tanta gente que en momentos todos los problemas por solucionar son parte de ellas.
Así  como la mujer juega un papel tan importante  como Madre, como Esposa, como amiga, y muy importante como secretaria.

Origen: El 3º Miércoles de Julio caundo se festeja el Día de la Secretaría en México , cuyo origen se remonta a 1960 cuando la presidenta de las Secretarias Ejecutivas de México, María Luisa Rodríguez propuso instituir el Día de la Secretaria, que inicialmente se festejo el 3 de diciembre, pero más tarde la asociación decidió transferirlo.

EL DECÁLOGO DE LA SECRETARIA EFICAZ
1.- La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección, a través de una labor metódica y sistemática.
2.- El correcto desempeño de sus cometidos requiere unos conocimientos básicos, una sólida cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados a la labor que realiza.
3.- La actividad personal y cotidiana debe basarse en la discreción y eficiencia, que se acompañarán de otras cualidades básicas, como la lealtad y la sencillez.
4.- El conocimiento del inglés y de otros idiomas extranjeros se ha convertido en un requerimiento prioritario para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes entre los distintos países.
5.- El atuendo personal será discreto, intentando realzar las cualidades físicas con elegancia y buen gusto.
6.- La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la que trabaja.
7.- El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la oficina, así como su óptima resolución en cada caso, debe ser el principal objetivo de la secretaria.
8.- Las relaciones con el jefe estarán basadas en la lealtad y el respeto mutuos.
9.- Ha de saber anticiparse a los posibles problemas y, si en su mano está, solventarlos.
10.- Si las circunstancias así lo requieren, debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios establecidos y si las circunstancias laborales lo demandan, acompañar a su superior a reuniones o viajes de trabajo.

CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA IDEAL
Para lograr desempeñarse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos.

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Debe especializarse en microsoft office y taquigrafía, un poco de lenguas extranjeras, cálculo y contabilidad, técnicas de archivo y documentación, organización de la empresa y economía.

CUALIDADES HUMANAS: La puntualidad, adaptabilidad, buena educación, paciencia, estabilidad emocional, orden y pulcritud, interés y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad, inteligencia y memoria, capacidad de atención, dotes de organización, iniciativa, previsión, sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria.

ASPECTO PERSONAL: Su apariencia debe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto y elegante y buenos modales, por lo general siempre guapas.

RELACIONES SOCIALES: Su comportamiento hacia los demás debe ser con respeto, seriedad, tacto, colaboración, discreción y cordialidad.

¿Se puso a pensar que su asistente o secretaria, de la que tanto depende, puede estar esperando un reconocimiento de su parte?

Justo afuera de su oficina o en el escritorio contiguo. Allí está su asistente personal. Esa persona que ha hecho tantas cosas por usted, sin importar el horario y los trabajos peticionados. Esa persona que la ha evitado tantos dolores de cabeza. Esa persona, tal vez merezca un reconocimiento.

Una la nota personal de agradecimiento es una excelente herramienta motivadora para su personal. Porque no hacerle una a nuestra querida secretaria en este su día.

Pasos para escribir una nota de agradecimiento

1. Escriba la nota a mano. Esto le agrega un toque personal invalorable.
2. Utilice un papel membreteado si tiene a disposición.
3. Escriba exactamente el motivo por el que está agradeciendo a su asistente: creatividad, buen desempeño laboral, trabajo después de hora bajo condiciones estresantes, o simplemente por ser un empleado de valor incalculable.
4. Termine con una frase optimista de cortesía.
5. Firme con algo de informalidad. Los cierres apropiados son: “gracias otra vez” y “agradecido”, entre otros.
6. Use su primer nombre si ha utilizado el primer nombre de su asistente en el saludo.

También puede hacer un regalo a su asistente o secretaria, pero puede traer algunas complicaciones. Pero después de leer esta nota, las dudas se habrán disipado...

Mantener una relación profesional con su asistente y demostrar la apreciación por su trabajo es posible. Sin embargo, no todos están capacitados para comprar el regalo adecuado; o peor aún, muchos envían a otros empleados a comprarlo, demostrando falta de interés y el deseo de cumplir con “el trámite”.

Pero ahora sí, en aproximadamente tres minutos, usted estará listo para agasajar a su secre como es debido.
Paso a paso: cómo elegir un regalo para su secretaria

1. Evite realizar un gasto excesivo en el regalo; si lo hace, puede que su asistente se sienta incomodada.
2. Compre regalos que no conlleven carga emocional. Evite la lencería, joyería o cualquier cosa que pueda ser interpretada como muy íntima.
3. Tenga en cuenta los intereses de su asistente. Un vale canjeable para una tienda de libros o una disquería denotarán su esmero y dedicación.
4. Piense con practicidad. Los aparatos electrónicos o unos minutos para su teléfono celular son regalos que suelen ser bien recibidos por las asistentes.
5. Piense con frivolidad. Las comidas caseras, las flores, las canastas de comida, un día en un spa o una cena para dos (su novio y ella, no te apuntes), pueden representar excelentes opciones.
6. Trate de darle a su asistente un regalo que pueda dejar en el trabajo, como recordatorio del aprecio que siente por él o ella. Un porta retratos puede ser una buena idea.
7. Incluya una nota describiendo la situación y el sentimiento apropiado: “Gracias”, “buena suerte”, “sigue trabajando así”, etc.
8. Entregue el regalo enfrente de otras personas para hacer público el reconocimiento.
9. Evite los regalos relacionados directamente con el trabajo. Un nuevo monitor para la computadora o una nueva silla, aunque de gran utilidad, puede que no sean apreciados.

¡FELIZ DIA DE LA SECRETARIA!